Die Revolution der Umlaufbeschlüsse: Effiziente Entscheidungen im digitalen Zeitalter

In den letzten Jahrzehnten hat sich wenig geändert – der Umlaufbeschluss ist nach wie vor ein umständlicher und ineffizienter Prozess. Die Bitte um Unterschrift per E-Mail, das lästige Erinnern an Führungskräfte und die langwierigen Kommunikationswege führen zu zeitraubenden und ineffektiv gemanagten Entscheidungen.

Doch in der heutigen digitalen Ära gibt es einen Ausweg aus diesem Dilemma. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie moderne und agile Teams jederzeit und von überall her auf ihre Umlaufbeschlüsse zugreifen, online mit digitaler Signatur abstimmen und dabei effizientere und besser verwaltete Entscheidungen treffen.

Die Herausforderungen traditioneller Umlaufbeschlüsse

In vielen Organisationen benötigt es zahlreiche E-Mails und Erinnerungen, um einen Umlaufbeschluss unterzeichnen zu lassen. Selbst bei einer überschaubaren Anzahl von 5-20 Entscheidern erfordert es eine Vielzahl von Kommunikationsschritten, um eine Einigung zu erzielen. Dieser langwierige Prozess erinnert an vergangene Zeiten, in denen Umlaufbeschlüsse physisch durch Boten oder Rohrpost weitergeleitet wurden. Zudem sind Assistent:innen oft damit beschäftigt, die Führungskräfte an die Unterschrift zu erinnern, was den Effizienzgewinn zunichte macht.

Die ineffiziente Praxis von Zustimmungen und Threads

Besonders komplex wird es, wenn Bedingungen für die Zustimmung formuliert werden müssen. Lange E-Mail-Threads sind die Folge, bei denen alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Häufig erhält man nur ein einfaches „Ok“ als Antwort, was wiederum zu einer weiteren E-Mail führt, in der der Umlaufbeschluss als „angenommen“ erklärt wird. Diese unsichere und ineffiziente Vorgehensweise führt zu mangelhaftem Entscheidungsmanagement.

Die Risiken und Probleme der „Annahme durch Schweigen“

Um dem ineffizienten Prozess entgegenzuwirken, haben manche Organisationen beschlossen, einen Umlaufbeschluss als „angenommen“ zu werten, wenn keine anderslautende Rückmeldung erfolgt. Dieser Ansatz birgt jedoch erhebliche Compliance- und Haftungsrisiken. Zudem gehen nach einiger Zeit die genauen Entscheidungsinhalte verloren, was zu einer fehlenden Transparenz und Rückverfolgbarkeit führt.

Online-Abstimmung und digitale Signatur

In modernen und agilen Teams werden Umlaufbeschlüsse heute online abgestimmt und virtuell durchgeführt. Mithilfe digitaler Signaturverfahren können Führungskräfte ihre Zustimmung schnell und sicher geben. Dabei werden alle Abstimmungsergebnisse übersichtlich in einem Dashboard dargestellt, sodass man jederzeit darauf zugreifen und die Entscheidungen nachvollziehen kann.

Die Zeiten ineffizienter und umständlicher Umlaufbeschlüsse gehören dank moderner Technologien der Vergangenheit an. Durch Abstimmungen mit virtueller Durchführung und digitaler Signatur können Teams effizientere Entscheidungen treffen und diese transparent verwalten. Die verbesserte Zugänglichkeit und Rückverfolgbarkeit führt zu einer erhöhten Produktivität und einem besseren Entscheidungsmanagement.